ترلو چیست؟ هرآنچه که درباره کار با trello باید بدانید

در کارهای گروهی و تیمی که مستلزم به تقسیم وظایف بین اعضای تیم می‌باشد، یکی از دغدغه های اصلی نحوه مدیریت کلیه وظایف اجرایی، در حال اجرا و تکمیل شده است. برای اطلاع کلیه اعضای تیم از روند طی شده و زمانبندی وظایف محول شده به آنها، ابزارهایی وجود دارد که منجر به نظم بیشتر در مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌های گروهی می‌شود. ترلو یکی از اپلیکیشن‌های رایگان و محبوب مدیریت تسک‌ها با قابلیت‌های متعدد است که در ادامه به معرفی آن خواهیم پرداخت.

 

ترلو چیست؟

Trello یک نرم ‌افزار تحت وب برای مدیریت پروژه و پیشبرد برنامه‌های فردی یا تیمی به شکل هماهنگ است. ترلو علاوه بر نسخه ی تحت وب نسخه ی تحت اپلیکیشن را نیز دارد. به این صورت که یک فرد یا تیم می‌تواند تمام یا بخشی از برنامه‌های خود را در آن مدیریت کند. می‌توان ترلو را یکی از ابزارهای مدیریت پروژه دانست که در عین سادگی، تمام نیازهای کاربران خود را برای مدیریت فعالیت‌های تیمی به صورت آنلاین و از راه دور برآورده می نماید. در واقع ابزار ترلو با بهره‌گیری از روش کانبان مدیریت پروژه را به شکل مرحله‌ای و با دسته‌بندی وظایف محقق می‌سازد.

 

چرا ترلو؟

چرا کاربران زیادی تمایل به استفاده از ترلو دارند؟ در پاسخ به این سوال میتوان گفت که در بین اپلیکشن‌های متعدد مدیریت تسک‌ها یا وظایف یکی از عمده ترین مشکلات، بسیار سطحی یا بسیار پیچیده بودن آنهاست. در حالی که ترلو با امکانات گسترده و در عین حال سادگی کاربرد خود، پاسخگوی تمام نیازهای کاربران است.
بد نیست بدانید در حال حاضر بیش از 10 میلیون کار در ابزار مدیریت ترلو ایجاد شده است و حدود 25 میلیون نفر از trello استفاده می‌کنند.

 

چگونه در ترلو حساب ایجاد کنیم؟

ایجاد حساب در ترلو بسیار ساده است برای این کار کافیست مراحل زیر را طی کنید:

• وارد سایت www.trello.com  شوید.
• روی گزینه Sign up کلیک کنید.
• با افزودن نام کاربری، ایمیل و رمز عبور روی دکمه Create New Account کلیک کنید.
• ایمیل تایید ارسال شده به حساب ایمیل خود را تایید نمایید.

روش دیگری که برای ایجاد حساب وجود دارد گزینه Sign Up with Google است. پس از تایید اطلاعات از طریق حساب گوگل خود وارد ترلو می‌شوید.

 

 

انواع حساب ترلو

ترلو به شرکت‌ها و استارت‌‌ آپ‌های مختلف در اندازه‌های بزرگ و کوچک در برنامه‌ریزی و مدیریت فعالیت‌هایشان  کمک می‌کند. وقتی که در ترلو حساب ایجاد می کنید به صورت پیش فرض حساب رایگان ترلو را مورد استفاده قرار می‌دهید اما اگر به دنبال امکانات خاصی مانند دسترسی ادمین و.. برای این ابزار هستید، می‌توانید Trello Business Class را فعال کنید که البته استفاده از آن رایگان نخواهد بود. همچنین برای سازمان های بزرگی با بیش از 100 نفر عضو که قصد دارند کلیه امور و فعالیت‌های خود را در ترلو مدیریت کنند، Trello Enterprise گزینه مناسبی خواهد بود.

ساخت تیم درtrello

پس از اینکه حساب ترلو خود را ایجاد نمودید، برای انجام فعالیت‌ها و کارهای گروهی باید یک تیم ایجاد کنید. برای این منظور در بخش Teams روی دکمه Create a team کلیک کند. در ادامه باید نام تیم و توضیحی مختصر در مورد تیم را وارد کنید. با انجام این مراحل به صفحه‌ای شامل Boards، Members و Settings منتقل می‌شوید.

 

بخش های اصلی ترلو

در ترلو پروژه یا برنامه به شکل Board تعریف می‌شود،  در هر Board می‌توانید به تعداد مورد نظر خود لیست‌هایی را بر حسب اولویت انجام، وضعیت وظایف اعم از لیست اجرایی و در حال اجرا و تکمیل شده و...  ایجاد کنید. در هر لیست مجموعه‌ای از وظایف وجود داد که برای تعریف تسک یا کار جدید از Card استفاده می‌نماییم. کارت‌ها ویژگی ها و قابلیت‌های متعددی دارند که استفاده از ترلو را راحت تر و جذاب تر می‌کند به طور مثال قابلیت برچسب گذاری، یادداشت و توضیح افزودن به کارت‌ها، پیوست فایل‌های مورد نیاز و امکان جابجایی بین لیست‌ها و… از یژگی‌های کارت‌ها در ترلو می‌باشد.
برای افزودن اعضا به ترلو به تب Members رفته و با وارد کردن نام کاربری یا ایمیل افراد آن را به لیست اعضا اضافه کنید.

 

Boardدر ترلو چیست ؟ 

بورد های ترلو قابلیت این را دارند که اطلاعات یک پروژه را رصد کنند. با این امکان شما پروژه ی خود را سازمان دهی کنید. 

 

انواع بورد‌های ترلو

در ترلو سه بورد Private یا خصوصی، Public یا عمومی و Team یا تیمی وجود دارد. هر کسی قادر به مشاهده اطلاعات بورد عمومی و تمام ستون‌ها و کارت‌های آن خواهد بود. در بورد تیمی تنها اعضای تیم به اطلاعات درون برد دسترسی دارند و بورد خصوصی فقط برای صاحب حساب ترلو دسترسی وجود دارد.

 

کارت ها در ترلو 

کارت ها واحد یک بورد در ترلوهستند. با کلیک کردن  add another card  که در پایان هر فهرست وجود دارد یک کارت جدید اضافه کنید. 

 

فهرست ها در trello 

کارت های مربوط به پروژه را در لیست ترلو می توانید تعریف کنید فهرست ها جایی برای استفاده از ایده ها و اطلاعات است. شما محدودیتی برای اضافه کردن لیست در ترلو ندارید در واقع هر تعداد که بخواهید می توانید اضافه کنید. و تنظیمات دلخواه خود را روی آن ها اعمال کنید.

 

 

لیست‌های ترلو

لیست‌های ترلو را می‌توانید در سه دسته پیش فرض لیست To Do، لیست Doing و لیست Done مشاهده کنید. در لیست To Do می‌توانید برای کلیه کارهایی که باید انجام شوند کارت ایجاد کرده و به نوعی آنها را در لیست انتظار قرار دهید. زمانی که هر یک از این کارها توسط یکی از اعضای تیم بر عهده گرفته شده و در حال انجام باشد باید آن را به لیست Doing یعنی در حال انجام منتقل نماید. پس از اتمام یک کار فرد آن را به لیست Done یعنی انجام شده انتقال می‌دهد.

 

کارت‌های ترلو

وقتی که یک کارت را در ترلو باز می‌کنیم اولین چیزی که مشاهده می‌نماییم بخش  Edit the Card description است که به شما امکان درج توضیحات و یا ویرایش آن را می‌دهد. در بخش پایین کارت نیز  Activity وجود دارد که در این بخش می‌توانید کلیه فعالیت های انجام گرفته بر روی کارت اعم تغییرات اعمال شده توسط اعضا بر روی کارت، کامنت‌های درج شده و… را مشاهده نمایید. برای درج کامنت بر روی یک کارت کافیست روی عبارت Write a Comment کلیک کرده و کامنت خود را تایپ نمایید.

 

برچسب‌ها در ترلو

لیبل یا برچسب‌ها در ستون Add To Card که در سمت راست صفحه کارت وجود دارد، به شما کمک می کند تا برای هر کارت دسته‌بندی را بر مبنای اولویت و یا تقسیم بخش‌های مختلف پروژه تعریف کنید. رنگ‌های مختلف برچسب‌ها در ترلو باعث می‌شود به سادگی کارت‌ها تفکیک شده و به صورت بصری قابل تشخیص باشند. به طور مثال می‌توانید با نوشتن عنوان اولویت فوری برای یک کارت و قرار دادن رنگ قرمز کارهایی را که انجام آن از نظر زمانی اولویت دارد به سادگی در لیست مشاهده نمایید.

 

قابلیت‌های کاربردی trello

برخی از اصلی‌ترین قابلیت‌های ترلو به شرح زیر می‌باشد:

• امکان ساخت بورد‌های متعدد از طریق یک حساب ترلو
• امکان تنظیم تاریخ و یادآور برای وظایف
• برچسب‌گذاری کارت‌ها با رنگ و نوشته مجزا برای دسته‌بندی و تعیین اولویت وظایف
• امکان افزودن فایل از کامپیوتر و گوگل درایو به ترلو
• جابجایی ساده کارت‌ها بین لیست‌ها با Drag & Drop
• امکان کامنت‌گذاری برای هر کارت
• قابلیت ایجاد نظرسنجی
• قرار دادن عکس و متن
• و…

 

چگونه یک کارت ترلو را حذف یا آرشیو کنیم؟ 

آپشنی برای حذف یک کارت ترلو وجود ندارد اما با آرشیو کردن آن در بورد می توانید از نمایش آن جلوگیری کنید. برای این کار با کلیک بر دکمه ی more گزینه ی archived items ظاهر می شود که با انتخاب آن کارت نشان داده نمی شود. اگر بعدا نیازی به کارت حذف شده داشتید می توانید برای بازیابی با کلیک بر گزینه ی send to board کارت حذف شده را بازگردانید. 

 

حذف کاربران از بورد ترلو

اگر می خواهید کاربری را از لیست حذف کنید می توانید با کلیک بر روی پروفایل کاربر، آیتم remove from the board  را انتخاب کنید. هر کاربر به صورت پیش فرض می تواند کاربر دیگر را به لیست اضافه یا حذف کند. کاربران ترلو علاوه بر حذف و اضافه ی دوستان خود به لیست، خود نیز می توانند گروه را ترک کنند.

 

فیلتر بورد ترلو 

آپشنی تحت عنوان فیلتر کردن کارت ها نیز وجود دارد که شما می توانید کارت ها با لیبل های مخصوصی را مشاهده کنید. و وظایف خود را جهت سهولت کارتان فیلتر کنید. 

 

جست وجو کردن در بورد ترلو

ترلو یک نوار جست و جو جهت راحتی کاربران خود دارد. با جست جوی Lable: red در نوار کارت هایی که لیبل قرمز رنگ بر روی خود دارند را نشان می دهد. با due: week کارت هایی که تاریخ انقضایشان تا یک هفته بعد است را نشان می دهد. همچنین دارای دیگر اپراتور های جست و جوی مختلفی نیزاست. گکه در این جا دو مورد را برای شما نام بردیم. 

 

افزودن کاربران جدید به بورد ترلو 

با کلیک بر دکمه ی invite می توانید دوستان خود را که میدانید برای آن ها احتمالا مفید باشد دعوت کنید. و استفاده از این پلتفرم را برای آن ها پیشنهاد بدهید. 
 

Power up درنرم افزار ترلو چیست؟ 

ابزار های ویژه ای در بورد های ترلو وجود دارند که به آن ها پاور آپ یا افزونه می گویند که  شما می توانید با آن بورد شخصی خود را با تسک های دلخواه که در بورد ها وجود دارد بسازید. به لیستی از پاور آپ های مهم و کاربردی در زیر اشاره کرده ایم. 

 

• Ultimello: لیست کردن در ترلو حالت دیفالتی دارد که اگر با سلیقه شما سازگاری ندارد و یا پاسخ گوی نیازتان نیست با این افزونه می توانید آن  را به شکل های مختلف داشته باشید. همچین لیست ها را به صورت موقت بر روی کارت ها داشته باشید. 
• TrelloExpert: اگر  نسخه ی رایگان ترلو را در دست دارید از این افزونه برای استخراح اطلاعات برد ترلو و اعمال آن بر روی برد دیگر استفاده کنید. این افزونه در نسخه ی پولی trello business class از امکانات آن بشمار می رود.  
• Multiselect for trello: با نصب این افزونه می توانید در زمالن خود صرفه جویی کنید. به عنوان مثال می توانید کارت ها را با تعداد بیشتر انتخاب کنید و کار مورد نظر را بر روی آن ها به صورت همزمان اعمال کنید. 
• Pro for Trello: این افزونه تعداد کارت ها، اولویت کارت ها، لایه ها و ... را نمایش می دهد. همچنین می توانید با css تم های آن را شخصی سازی کنید. 
• Orginal card counter for trello: این افزونه نیز تعداد کارت ها را به مانند Pro for Trello  نشان می دهد. این افزونه برای کاربران مرورگر کروم است. کاربران مرورگر فایرفاکس از افزونه ی trello card counter برای این کار استفاده می کنند. 

 

Power up های ترلو را چگونه فعال کنیم؟

پاور آپ ها قابیلت اضافه ی سرویس terllo  هستند برای فعال و غیر فعال کردن آن بورد مورد نظر را باز کنید و بر روی show menu کلیک کنید. تا دکمه ی power ups نشان داده شود بعد از دیدن این گزینه می توانید با کلیک بر روی آن، آن را فعال کنید. پاور آپ ها، آپشن های زیادی دارند که شما با دانستن نام هر یک آن را جست و جو کنید. وقتی که پاور آپ مورد نظر خود راپیدا کردید می توانید با کلیک بر روی دکمه ی سبز رنگ با نام add آن را اضافه کنید. با این کار پاور آپ شما در ترلو فعال می شود.

 

نسخه های ترلو   

ترلو علاوه بر اینکه رایگان می باشد نسخه های پولی آن نیز موجود است. این نسخه های پولی همان طور که گفته شد برای سازمان های بزرگ که نیاز به ابزار های بیشتری نسبت به نسخه ی رایگان آن دارند، طراحی شده است. در زیر به آن ها همراه با ویژگی هایشان اشاره شده است. 

• Terllo gold:  ترلو گلد که به معنای ترلو طلایی است، در این حالت کاربران از امکانات بیشتری نسبت به نسخه ی رایگان برخوردارند. 
• Terllo business class:  این نسخه از ترلو که ترلو بیزینس نام دارد، مناسب تیم های است که می خواهند کنترل دقیق تری بر سطح دسترسی کاربران به داده ها داشته باشند. 
• Terllo enterprise: در نسخه های ترلو اینترپرایز یا ترلو شرکت های بزرگ، یک سری قابیلت های اضافه تری از جمله پشتیبانی و امنیت بیشتر برای تیم ها و یا سازمان های بزرگ دارد.